Барвінківська міська громада
Харківська область, Ізюмський район

РІШЕННЯ від   31 жовтня 2019   року  № 1255/ УІІ "Про внесення змін до Положення про трудовий архів Барвінківської міської ради Барвінківського

РІШЕННЯ

 

від   31 жовтня 2019   року                                                                       № 1255/ УІІ

 

Про внесення змін до Положення про трудовий архів Барвінківської

міської ради Барвінківського району Харківської області, затвердженого

рішенням  XХХХII сесії міської ради УІІ скликання  від 22 серпня 2014 року № 877 «Про створення трудового архіву Барвінківської міської ради

Барвінківського району Харківської області»

 

На підставі ст.29 Закону України  від 24 грудня 1993 року  N 3814-XII  «Про національний архівний фонд та архівні установи» із змінами, наказу міністерства юстиції України від 02.06.2014 року № 864/5 "Про затвердження Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради, ради об'єднаної територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду» із змінами,  враховуючи редакцію наказу міністерства юстиції України від 23.08.2019 року № 2643/5 "Про внесення змін до Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради, ради об’єднаної територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду»,відповідно до листа Архівного відділу Барвінківської районної державної адміністрації Харківської області від 17.10.2019р. №01-45/96,з метою приведенняу відповідність до норм чинного законодавстваПоложення про трудовий архів Барвінківської міської ради Барвінківського району Харківської області, керуючись ст.ст. 25, 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Барвінківська міська рада

 

ВИРІШИЛА :

 

1.Внести до Положення про трудовий архів Барвінківської міської ради Барвінківського району Харківської області, затвердженого рішенням XХХХII сесії міської ради УІІ скликання  від 22 серпня 2014 року  № 877 «Про створення трудового архіву Барвінківської міської ради Барвінківського району Харківської області» наступні зміни :

  1. У пункті 7:

у підпункті 4 слово «впорядкуванням» замінити словами «науково-технічнимопрацюванням»;

підпункти 56 викласти у такійредакції:

«5) здійснюємоніторингзбереження та науково-технічногоопрацюваннядокументів з кадровихпитань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціяхнезалежновідформивласності;

6) забезпечуєзберіганняархівнихдокументівліквідованихюридичнихосіб, фізичнихосіб - підприємців, якіздійснювали свою діяльність (булизареєстровані) на відповіднійтериторії, відповідно до умов та строківзберігання, визначенихМіністерствомюстиції;»;

підпункт 8 викласти у такійредакції:

«8) проводить експертизуцінностіархівнихдокументів, строки зберіганняякихзакінчилися, щозберігаються в Трудовому архіві, подає на розглядекспертнійкомісіїархівноговідділувідповідноїрайонної, районних у містахКиєві та Севастополідержавнихадміністрацій, міської ради акти про вилучення для знищеннядокументів, не внесених до Національногоархівного фонду;»;

2) у підпункті 1 пункту 8 слово «упорядкування» замінити словами «науково-технічногоопрацювання».

2.Затвердити Положення про трудовий архів Барвінківської міської ради Барвінківського району Харківської області  в новій редакції згідно  додатку  1 (додається).

3.Контроль за виконання даного рішення покласти на постійну комісію з питань законності,правопорядку, захисту прав і законних інтересів громадян та питань житлово-комунального господарства (Степанова Т.А.).

 

 

Міський  голова                                                                               О. БАЛО

 

ЗАТВЕРДЖЕННО

Рішенням LVIIсесії

Барвінківської міської ради

від 31 жовтня 2019р. № 1255/УІІ

 

ПОЛОЖЕННЯ

про трудовий архів Барвінківської міської ради

Барвінківського району Харківської області

 

1. Трудовий архів міської ради створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).

2.Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.

3. Трудовий архів створюється за рішенням сесії міської ради  і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

4. Трудовий архів підпорядковується міськвиконкому та  підзвітний і підконтрольний  державному архіву Харківської області, архівному відділу Барвінківської районної державної адміністрації.

5. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями і розпорядженнями органів місцевого самоврядування та положенням, затвердженим з урахуванням цього Типового положення.

З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Укрдержархіву, Державного архіву області.

6. Основними завданнями Трудового архіву є:

забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

7. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державним архівом області, архівним відділом районної державної адміністрації;

2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;

5) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;

6) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на відповідній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;

7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;

8) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу Барвінківської районної державної адміністрації  акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

9) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;

11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;

12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;

13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;

14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;

15) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;

16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;

17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

8. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:

1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів та  інші необхідні відомості для роботи;

2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;

3) готувати проекти договорів, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому Типовому положенню;

4) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;

5) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;

7) брати участь у нарадах, які проводять районна державна адміністрація, орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), державний архів області, архівний відділ районної державної адміністрації  в разі розгляду на них питань роботи з документами;

8) одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів).

9. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з відповідним архівним відділом районної державної адміністрації та затверджується міським головою. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно державному архіву області, архівному відділу районної державної адміністрації.

10. У Трудовому архіві зберігаються:

1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території міста;

2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;

3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;

4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

11. Трудовий архів очолює спеціаліст міськвиконкому , який призначається на посаду   міським головою.

12. Спеціаліст трудового архіву Барвінківського виконавчого комітету міської ради:

1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;

2) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

3) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;

4) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.

13. Службові обов'язки спеціаліста трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

14. Порядок взаємодії Трудового архіву з іншими підрозділами органу місцевого самоврядування визначає міський голова.

15. Трудовий архів не є юридичною особою.

Для затвердження архівних довідок, копій, витягів з архівних документів використовується фірмовий бланк та гербова печатка виконавчого комітету міської ради.

 

Міський голова                                                                                                          О. БАЛО